Si ifra

I Norges vektløfterforbund skal alle være trygge. Si ifra når du opplever noe som er et brudd på vårt reglement, etiske leveregler og retningslinjer. Vi ønsker å få vite om kritikkverdige forhold hos oss og er takknemlige for at du sier ifra om du har opplevd eller vært vitne til uønskede hendelser, handlinger eller oppførsel. I Norges Vektløfterforbund tar vi alle varsler om kritikkverdige forhold på alvor.

Hva kan du varsle om?

Du kan si fra om hendelser eller handlinger som du selv har opplevd, har direkte kjennskap til, har oppdaget, eller har hørt om fra andre.

Eksempler på temaer du kan si fra om er underslag av penger, trakassering fra trener, mobbing fra andre utøvere, juksing i konkurranser, rasistiske utrop, diskriminerende oppførsel m.m.

Vi ønsker det skal være lav terskel for å si ifra!

I Norges vektløfterforbund har vi gode rutiner for å sikre at varsling skal være trygt for den som sier ifra.

Saksgang i en varslingssak i Norges vektløfterforbund:

I Norges Vektløfterforbundet håndterer vi alle varsler i henhold til våre rutiner. Alle saker skal følges opp, uavhengig av om saken blir håndtert av politiet.

Det vil oppnevnes saksansvarlige som vil håndtere saken fra start til slutt. Disse har ansvar for å sikre en god saksgang og at de ulike partene i saken blir ivaretatt underveis.

I Norges vektløfterforbund bruker vi Mitt varsel. Dette er et digitalt system for behandling av varsler. Systemet er kryptert og sikrer at all informasjon som sendes inn oppbevares riktig og i henhold til krav om lagring av personsensitiv informasjon.

FORARBEID
Før saksbehandling av et varsel begynner, er det viktig å få på plass hvem som skal være saksbehandlere, planlegge gangen i saken og avklare ansvar for oppfølging av involverte personer. Det er også viktig å tenke på hvordan dere vil gjennomføre saksbehandlingen og oppbevare informasjonen knyttet til saken.

Før saksbehandlingen starter må følgende avklares:

Saksbehandlere og deres ansvar
Hvordan oppfølging av personer involvert i saken skal skje
Hvilket system for behandling av varsler skal benyttes – normalt sett MittVarsel

Oppnevne saksbehandlere og deres oppgaver

I alle varslingssaker skal det oppnevnes to saksbehandlere som har ansvar for håndtering fra start til slutt. Saksbehandlere kan oppnevnes av styret per sak, eller oppnevnes for en periode og så tildeles saker ettersom de kommer inn.

Saksbehandlere oppnevnt av styret: Hilde Næss, Børge Aadland

Ved inhabilitet av en eller flere i styret skal saken videreføres til: Randi Schei

Det er saksbehandlernes ansvar å vurdere, undersøke og lage en innstilling til konklusjon i varslingssaken, før styret så fatter vedtak. Det er også et viktig ansvar å sørge for at partene i saken blir ivaretatt, og at prinsippene for en god saksbehandling følges. I tillegg er det en viktig oppgave å sørge for at alle handlinger, møter eller andre aktiviteter føres i Mitt Varsel. Dette er viktig for sporbarheten i etterkant av saken, dersom det skulle komme spørsmål, og et godt verktøy for saksbehandlerne når de skal oppsummere saken til slutt.

Prinsippene for god saksbehandling er å være upartisk og ikke ha personlige interesser i saken (habilitet), å ikke dele fortrolig informasjon (konfidensialitet), og at den det varsles om, får forklare seg om det hen er anklaget for (kontradiksjon).

Tidsperspektiv
Et varsel skal bekreftes mottatt innen 3 arbeidsdager. I bekreftelsen skal det gis et estimat på behandlingstid etter hvor omfattende saken er. En varslingssak skal alltid være førsteprioritet for saksbehandlerne fremfor annet styrearbeid.

Oppfølging av personer involvert i saken
En god håndtering innebærer å ivareta den som har varslet og den det er varslet om på en god måte mens saken pågår. I alvorlige varslingssaker kan dette også inkludere andre involverte, som vitner eller pårørende. Noen råd til hva dere kan gjøre er:

Etablere en kontaktperson for partene i saken. Personen må gi god informasjon underveis og være åpen og tilgjengelig for spørsmål. Dette er spesielt viktig for å gjøre personene som er involvert trygge. Vær klar over at det er veldig forskjellig hva slags informasjon den enkelte har behov for. Noen ønsker ingen informasjon, mens andre vil ta mye kontakt.
Avklar forventninger til involverte parter i starten. Dette kan være forventninger til tidsrammen dere ser for dere, hvordan samtaler vil bli avholdt og hva den enkelte kan få innsyn i.
Om det er et ønske fra varsler eller personen det er varslet om, hjelp til å finne en god støtteperson som kan stille opp underveis og i etterkant av saken. Personen kan bidra som samtalepartner, og også være med i selve møtet med saksbehandlerne om det er et ønske. De fleste vil finne en slik person på egenhånd, men har de ikke det, er det et viktig tiltak for å øke trygghet i det som for mange kan være en krevende prosess.
Evaluer jevnlig om én eller flere av partene i saken har behov for profesjonell støtte. Hverken saksbehandlere eller støttepersoner bør ta rollen som psykolog, og bør kontakte sosial legevakt ved akutt behov for psykisk helsehjelp eller lokal DPS for oppfølging i hverdagen.

ETTERARBEID

Det er viktig å sikre en god avslutning og oppfølging av varslingssaken. Et godt etterarbeid inkluderer både å informere om saksgang og konklusjon i saken til riktige personer, at konklusjonen i saken følges opp, og at informasjon i saken er oppbevart på en sikker måte.

Informere involverte parter
Når styret har fattet et vedtak om utfallet av varslingssaken, skal både den som har varslet og den det er varslet om få informasjon om dette. Informasjonen skal deles med de i separate brev, slik at de mottar informasjonen skriftlig. Brevet bør sendes på sikker måte til mottaker. Dette kan enten gjøres via kommunikasjonsfunksjonen i MittVarsel, på e-post som er kryptert eller via normal post.

Dersom det er andre involverte, skal de få informasjon om at saken er ferdig behandlet, men de skal i utgangspunktet ikke få detaljene om utfallet av varslingssaken. Det kan imidlertid være unntak, men dette må vurderes konkret i hver enkelt sak. Ta gjerne kontakt med din idrettskrets eller rådgivere i NIF dersom du er usikker.

Følge opp konklusjon og vedtak i saken
Styret skal etter å ha informert partene om utfall, også følge opp konsekvens av saken og sørge for at reaksjoner som er gitt gjennomføres. Dette kan innebære å informere andre organisasjonsledd om saken, eller å sende den videre til påtalenemda. Men det kan også være at reaksjonen kun gjennomføres innad i organisasjonsleddet.

Oppsummere, lagre og avslutte saken
Det er viktig å sørge for at all relevant informasjon i saken er lagt inn og lagret på en trygg og sikker måte. Dersom du har brukt Mitt varsel, eller lignende kryptert system, kan alt fortsatt forbli lagret der. Har du informasjon lagret andre steder, som på e-post eller på PC, bør dette legges inn i systemet dere bruker, og så skal dette slettes.

Styret vil i en varslingssak få informasjon som er sensitiv. Det er viktig at denne informasjonen holdes konfidensiell og ikke deles med flere enn nødvendig, også i etterkant av en varslingssak. Dette er viktig for å forebygge at det oppstår rykter etter at en sak er ferdig behandlet. Det er et mål at personer som har varslet og/eller vært utsatt i en sak, føler seg trygge og ønsker å fortsette i aktiviteten som før. Forebygging av rykter og negative kommentarer er et viktig tiltak for å sikre dette.

Varslingssaker kan oppleves som belastende for varsler, den det er varslet om og andre involverte. Enkelte kan trenge noen å snakke med etter at saken er ferdig konkludert. Det kan henvises til disse hjelpetelefonene, dersom det er behov for det.

Det skal være både enkelt og trygt å varsle i norsk idrett. På NIF sine sider finner du ytterligere informasjon og gode verktøy for å løse denne viktige oppgaven.

Kontaktinformasjon:
Administrasjonen i NVF:
Svein-Erik Edvartsen, tlf. 95781006, see@vektlofting.no
Emelie Nilsen, tlf. 97099039, emelie.nilsen@vektlofting.no

Saksbehandlere i NVF:
Hilde Næss, tlf. 41695864, e-post: frknaess@gmail.com
Børge Aadland, tlf. 48181581, e-post: baa3003@gmail.com
Randi Schei (ved inhabilitet), tlf. 95824923, e-post: scheirandi@gmail.com

Å varsle betyr å si ifra eller advare om kritikkverdige eller ulovlige hendelser eller handlinger i ditt idrettslag, idrettsråd, særforbund eller idrettskrets.

Målet med å varsle er å si fra til en ansvarsperson som kan gjøre noe med det som er skjedd, ivareta personen(e) som eventuelt er blitt utsatt for noe kritikkverdig, og hindre at det skjer igjen.

Det er viktig at du sier ifra der hendelsen har skjedd. Det vil si at du bør si fra direkte til en ansvarsperson eller leder for den aktiviteten du er med i eller arrangement du har deltatt på.

Du kan si fra skriftlig via varslingsskjema, over telefonen eller ved personlig møte. Om du velger å si fra muntlig, anbefaler vi uansett at du selv fyller ut skjema for varsling slik at du forklarer med egne ord hva som har skjedd. Lenke til varslingsskjema finner du nederst på siden.

Det er viktig at du som varsler føler deg trygg. Her er noen råd og tips når du skal varsle:

Før du skriver inn i skjema eller snakker med en ansvarsperson - Oppsummer for deg selv hva som har skjedd, hvem som er involvert og hvor det har skjedd.
Prøv å være så konkret som mulig om det som har skjedd. Om det er flere hendelser, skill de gjerne fra hverandre og beskriv dem separat.
Har du noen form for dokumentasjon på det som har skjedd, send dette inn med varselet. Det kan være bilder, sms, chat-meldinger, e-post, film, lydfiler m.m.
Vet du om andre som enten har vært vitne til det som har skjedd eller opplevd lignende hendelser, inkluder gjerne navn og kontaktinformasjon til dem.

Ønsker du rådgivning om å varsle, enten i forkant eller underveis, ta kontakt med Rebekka Fremstad på rebekka@vektlofting.no eller tlf. 92278011.

Etter at du har sendt inn et varsel, vil saken bli tildelt til to av våre saksbehandlere for varslingssaker. Du har mulighet til å kommunisere med dem gjennom hele behandlingen. Om du ikke hører noe innen 14 dager, ta gjerne kontakt med oss for å være sikker på at varselet er mottatt.

Vi mottar alle varslingssaker gjennom løsningen Mitt varsel. Når et varsel sendes inn er det vår administrator Rebekka Fremstad som er den som vil ta imot varselet. Om du ønsker at første mottaker skal være en annen person, ta kontakt med oss over telefon.

Mistanke om dopingbruk?

Antidoping Norge har opprettet en varslingskanal, hvor man anonymt kan sende inn tips i forbindelse med mistanke om dopingbruk. Antidoping Norge har gode rutiner med tanke på konfidensialitet og håndterer personopplysninger på en trygg måte.

Det er viktig at våre medlemmer er kjent med denne funksjonen.

Varslingskanalen finner dere her.

Les mer på temasiden om Antidoping her.

Del saken

Varsling i norsk idrett

Varslingskanal